近年來,環(huán)境污染事故頻發(fā),而涉及危險化學品的事故占比最高,環(huán)境危害大、社會影響深遠。高校的試劑管理是一個牽涉面廣而復雜的過程,需要系統(tǒng)的信息支持,如上層國家法律法規(guī)的約束、相關規(guī)章制度的引導、試劑專有資料的獲取。

一個功能相對完整的高校實驗室試劑管理系統(tǒng),應該包括試劑管理、人員及其行為管理兩部分。其中試劑管理涉及購買管理、使用管理、試劑報廢/ 廢棄物處理三個過程。

鑒于試劑使用周期相對較長,使用管理應細化到信息登記、統(tǒng)計分析、使用過程管理等方面。 人員及其行為管理,主要指對一定單位實驗人員(如課題組) 試劑購買/ 使用/ 報廢過程中的行為約束,如系統(tǒng)使用權限設置、經(jīng)費分配、試劑使用匯報等。試劑購買通過網(wǎng)絡平臺進行,根據(jù)試劑的危險性規(guī)定不同的購買流程,設置管理部門,監(jiān)督購買過程。

(1)信息登記

試劑購買后,通過系統(tǒng)形成錄入采購來源、名稱、規(guī)格、存放地點等相關信息的條形碼。 同時配備讀碼器、條形碼打印機等硬件設備,實現(xiàn)系統(tǒng)信息與試劑實體的連接,持續(xù)管理后續(xù)試劑使用中信息的變更。 試劑條形碼的打印是基礎,由此擴展,其它標簽的打印也可成為試劑管理系統(tǒng)重要的管理功能,使信息標準化。若系統(tǒng)附帶實驗廢棄物收集管理功能,也可以打印分類收集的標簽。

(2)統(tǒng)計分析

試劑購入,伴隨著使用和報廢,將在系統(tǒng)上生成動態(tài)的生命周期履歷。 通過系統(tǒng)可以申請變更藥品情況、在庫情況、緊急聯(lián)絡人等信息,生成庫存分析、類別分析、區(qū)域動態(tài)分析等統(tǒng)計報告,方便試劑的日常盤點。有對總量、位置等信息的明確統(tǒng)計,當火災等緊急情況發(fā)生時,系統(tǒng)管理服務器可以迅速提供試劑的庫存信息,提出風險應急預案。

(3)使用過程管理

對于危險化學品的使用,進行使用過程的監(jiān)管。試劑取用、返回時,需使用讀碼器讀取或者手動輸入試劑信息,在試劑管理系統(tǒng)上登記使用情況。系統(tǒng)此項功能非常智能,劇毒試劑的條形碼一旦被讀取,電子天平聯(lián)動,對取用量進行自動記錄。此外,從試劑柜中拿取劇毒試劑時,聯(lián)動監(jiān)控實時攝像也可以實現(xiàn)有效的監(jiān)管。重量管理的試劑使用完后,其包裝物的最后重量也應被記錄。

高校實驗室試劑管理系統(tǒng)在信息方面的支持主要體現(xiàn)在法律法規(guī)的約束、相關規(guī)章制度的引導、試劑專有資料的獲取等方面。試劑管理系統(tǒng)上的規(guī)章制度應包括試劑購買、使用、報廢,人員及其行為管理方面的。試劑管理系統(tǒng)實現(xiàn)了試劑采購的信息化,解決了供求信息對稱、供應商監(jiān)管、質量保證、程序規(guī)范化等問題。