隨著實驗室規(guī)模的擴大和實驗項目的增多，實驗室試劑耗材管理逐漸從傳統(tǒng)的紙質(zhì)記錄向信息化管理轉(zhuǎn)變。許多實驗室開始采用盛元廣通實驗室管理系統(tǒng)（LIMS），實現(xiàn)試劑耗材的采購、入庫、出庫、使用、盤點等全過程的信息化管理。這種轉(zhuǎn)變大大提高了管理效率，減少了人為錯誤，并實現(xiàn)了數(shù)據(jù)的實時更新和共享。盡管實驗室試劑耗材管理在逐步向信息化、智能化方向發(fā)展，但仍存在一些問題：采購管理不規(guī)范、庫存管理不精細、使用管理不嚴格、存儲與保管問題、信息化管理水平不一，管理模式的轉(zhuǎn)變將通過多個維度和策略來進行。
采購審批流程
一、需求申請
部門或個人需要采購低值耗材時，應(yīng)首先填寫采購申請表。采購申請表應(yīng)詳細列明采購原因、所需耗材的品種、數(shù)量、預(yù)算以及預(yù)期的使用時間和地點等信息。根據(jù)實驗課題任務(wù)、試劑耗材的消耗量和庫存量，制定月度、年度、季度或臨時申購計劃。通過精確的需求分析，避免庫存堆積和不必要的浪費。
二、內(nèi)部審批
初審：采購申請表提交后，首先由部門主管進行初審。部門主管需要確認采購的必要性、合理性和預(yù)算的合規(guī)性。初審?fù)ㄟ^后，部門主管在采購申請表上簽字確認。
復(fù)審：初審?fù)ㄟ^后，采購申請表進入復(fù)審階段。復(fù)審?fù)ǔＳ尚姓耸虏炕蜇攧?wù)部門負責(zé)，他們會對采購申請進行進一步的審核，確保采購計劃符合公司的整體利益、財務(wù)政策和采購政策。復(fù)審?fù)ㄟ^后，相關(guān)負責(zé)人簽字確認。
終審（如有必要）：對于較大金額或特殊性質(zhì)的采購申請，可能需要提交給更高層級的領(lǐng)導(dǎo)進行終審。終審領(lǐng)導(dǎo)會綜合考慮各種因素，最終決定是否批準采購申請。
三、采購執(zhí)行
選擇供應(yīng)商：采購申請獲得批準后，采購部門或采購負責(zé)人將根據(jù)采購需求選擇合適的供應(yīng)商。在選擇供應(yīng)商時，應(yīng)充分考慮供應(yīng)商的信譽、產(chǎn)品質(zhì)量、價格、售后服務(wù)等因素。
簽訂合同：與供應(yīng)商就采購事項達成一致后，雙方應(yīng)簽訂采購合同。合同應(yīng)明確采購物品的名稱、規(guī)格、數(shù)量、價格、交貨時間、付款方式等關(guān)鍵條款。
執(zhí)行采購：合同簽訂后，采購部門或采購負責(zé)人按照合同約定的條款執(zhí)行采購。在采購過程中，應(yīng)密切關(guān)注供應(yīng)商的履約情況，確保采購物品按時、按質(zhì)、按量交付。
四、驗收與入庫
驗收：采購物品到貨后，應(yīng)由相關(guān)部門或人員進行驗收。驗收時應(yīng)檢查采購物品的數(shù)量、規(guī)格、質(zhì)量等是否符合合同要求。對于不合格的采購物品，應(yīng)及時與供應(yīng)商溝通并處理。
入庫：驗收合格的采購物品應(yīng)辦理入庫手續(xù)。對入庫的試劑耗材進行詳細記錄，包括生產(chǎn)日期、有效期、批號、數(shù)量等信息。這有助于實時監(jiān)控庫存狀態(tài)，避免過期浪費。對于具有有效期的試劑耗材，按照“先進先出”的原則進行發(fā)放，確保先使用近效期的物品，減少過期損失。定期對庫存進行盤點，分析消耗數(shù)據(jù)，及時發(fā)現(xiàn)并處理庫存異常問題。
五、低值提醒
在系統(tǒng)中設(shè)置低值自動提醒功能，當庫存使用到一定數(shù)量時，及時通知庫房管理員進行采購，避免影響實驗進度。實現(xiàn)試劑耗材在每個環(huán)節(jié)流通過程中的科學(xué)精準把控，避免資源浪費，節(jié)約成本。實現(xiàn)采購需求分析、采購計劃管理、庫存控制、供需信息共享等功能，提高管理效率，降低成本。
閉環(huán)管理策略（高值耗材、低值耗材管理）：
高值耗材：應(yīng)實行嚴格的庫存管理，確保賬實相符。對于易變質(zhì)、易失效的高值耗材，應(yīng)定期檢查其存儲狀態(tài)，及時發(fā)現(xiàn)并處理問題。
低值耗材：雖然使用量大，但同樣需要建立規(guī)范的庫存管理制度。可以采用先進的庫存管理系統(tǒng)進行實時監(jiān)控和預(yù)警，避免缺貨或積壓現(xiàn)象的發(fā)生。
領(lǐng)用與歸還：
高值耗材：系統(tǒng)建立嚴格的領(lǐng)用審批制度，明確領(lǐng)用人員的責(zé)任和權(quán)限。領(lǐng)用時應(yīng)詳細記錄領(lǐng)用時間、數(shù)量、用途等信息，并確保耗材的合理使用和歸還。
低值耗材：雖然領(lǐng)用頻率較高，但同樣需要建立規(guī)范的領(lǐng)用和歸還流程。可以采用電子化管理方式提高效率和準確性。
使用與記錄：無論是高值耗材還是低值耗材，在使用過程中都應(yīng)詳細記錄使用情況、實驗結(jié)果等信息。對于已經(jīng)過期、損壞或無法再使用的耗材，應(yīng)按照相關(guān)規(guī)定進行報廢和處置。特別是對于高值耗材的報廢和處置，應(yīng)特別謹慎，避免造成資源浪費或環(huán)境污染。
定期審計與評估：
定期對實驗室耗材的管理情況進行審計和評估，檢查各項管理制度的執(zhí)行情況，發(fā)現(xiàn)問題及時整改。這有助于不斷優(yōu)化管理流程，提高管理效率和質(zhì)量。
定期盤點與賬實相符：
每月對試劑耗材進行盤點，并記錄完整紙質(zhì)版臺賬與電腦端臺賬，確保賬實相符。及時發(fā)現(xiàn)并處理庫存中的過期、損壞或多余的試劑耗材，減少浪費。
RFID標簽與讀寫器
通過射頻識別（RFID）技術(shù)標記耗材，每個耗材都貼有含有唯一ID編碼的RFID電子標簽，記錄耗材的名稱、規(guī)格、批號、有效期等信息。在實驗室的關(guān)鍵位置安裝RFID讀寫器和天線，形成RFID無線網(wǎng)絡(luò)，實現(xiàn)對耗材的實時監(jiān)控和追溯。系統(tǒng)能夠?qū)崟r監(jiān)測耗材的庫存情況，自動進行盤點，并對缺貨、遺失等狀態(tài)及時發(fā)出預(yù)警提示，將移動設(shè)備和云平臺整合到耗材管理系統(tǒng)中，實驗室人員可以通過移動設(shè)備進行庫存查詢、訂單處理和供應(yīng)商溝通。
管理人員可以隨時隨地訪問庫存信息和管理系統(tǒng)，確保管理的實時性和準確性。
智能試劑柜的應(yīng)用
智能試劑柜通過集成先進的物聯(lián)網(wǎng)、人工智能和自動化技術(shù)，實現(xiàn)了對耗材的智能化管理。憑借其高精度的識別設(shè)備和自動化存取系統(tǒng)，智能試劑柜能夠準確識別每一種耗材的身份信息，并自動完成耗材的存取操作，無需人工干預(yù)。智能試劑柜還具備多重安全防護措施和強大的數(shù)據(jù)分析和監(jiān)控功能，確保耗材的安全使用和有效管理。即使實現(xiàn)了無人值守的耗材管理，定期的系統(tǒng)審計和流程優(yōu)化仍然是必需的。
財務(wù)管理：采購?fù)瓿珊?#xff0c;采購部門或相關(guān)人員應(yīng)憑借采購申請表、采購合同、*票、入庫單等憑證向財務(wù)部門申請報銷。財務(wù)部門在審核無誤后，按照公司規(guī)定進行報銷。實驗室定期對低值耗材的采購和管理情況進行審計，每月對試劑耗材進行盤點，并記錄完整紙質(zhì)版臺賬與電腦端臺賬，確保賬實相符。
