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實驗室試劑耗材如何降本增效精細化管理

2024-07-08 13:24


隨著實驗室規(guī)模的擴大和實驗項目的增多,實驗室試劑耗材管理逐漸從傳統(tǒng)的紙質(zhì)記錄向信息化管理轉(zhuǎn)變。許多實驗室開始采用盛元廣通實驗室管理系統(tǒng)(LIMS),實現(xiàn)試劑耗材的采購、入庫、出庫、使用、盤點等全過程的信息化管理。這種轉(zhuǎn)變大大提高了管理效率,減少了人為錯誤,并實現(xiàn)了數(shù)據(jù)的實時更新和共享。盡管實驗室試劑耗材管理在逐步向信息化、智能化方向發(fā)展,但仍存在一些問題:采購管理不規(guī)范、庫存管理不精細、使用管理不嚴格、存儲與保管問題、信息化管理水平不一管理模式的轉(zhuǎn)變通過多個維度和策略來進行。

試劑耗材.jpg

采購審批流程

一、需求申請

部門或個人需要采購低值耗材時,應(yīng)首先填寫采購申請表。采購申請表應(yīng)詳細列明采購原因、所需耗材的品種、數(shù)量、預(yù)算以及預(yù)期的使用時間和地點等信息。根據(jù)實驗課題任務(wù)、試劑耗材的消耗量和庫存量,制定月度、年度、季度或臨時申購計劃。通過精確的需求分析,避免庫存堆積和不必要的浪費。

二、內(nèi)部審批

初審:采購申請表提交后,首先由部門主管進行初審。部門主管需要確認采購的必要性、合理性和預(yù)算的合規(guī)性。初審?fù)ㄟ^后,部門主管在采購申請表上簽字確認。

復(fù)審:初審?fù)ㄟ^后,采購申請表進入復(fù)審階段。復(fù)審?fù)ǔS尚姓耸虏炕蜇攧?wù)部門負責(zé),他們會對采購申請進行進一步的審核,確保采購計劃符合公司的整體利益、財務(wù)政策和采購政策。復(fù)審?fù)ㄟ^后,相關(guān)負責(zé)人簽字確認。

終審(如有必要):對于較大金額或特殊性質(zhì)的采購申請,可能需要提交給更高層級的領(lǐng)導(dǎo)進行終審。終審領(lǐng)導(dǎo)會綜合考慮各種因素,最終決定是否批準采購申請。

三、采購執(zhí)行

選擇供應(yīng)商:采購申請獲得批準后,采購部門或采購負責(zé)人將根據(jù)采購需求選擇合適的供應(yīng)商。在選擇供應(yīng)商時,應(yīng)充分考慮供應(yīng)商的信譽、產(chǎn)品質(zhì)量、價格、售后服務(wù)等因素。

簽訂合同:與供應(yīng)商就采購事項達成一致后,雙方應(yīng)簽訂采購合同。合同應(yīng)明確采購物品的名稱、規(guī)格、數(shù)量、價格、交貨時間、付款方式等關(guān)鍵條款。

執(zhí)行采購:合同簽訂后,采購部門或采購負責(zé)人按照合同約定的條款執(zhí)行采購。在采購過程中,應(yīng)密切關(guān)注供應(yīng)商的履約情況,確保采購物品按時、按質(zhì)、按量交付。

四、驗收與入庫

驗收:采購物品到貨后,應(yīng)由相關(guān)部門或人員進行驗收。驗收時應(yīng)檢查采購物品的數(shù)量、規(guī)格、質(zhì)量等是否符合合同要求。對于不合格的采購物品,應(yīng)及時與供應(yīng)商溝通并處理。

入庫:驗收合格的采購物品應(yīng)辦理入庫手續(xù)。對入庫的試劑耗材進行詳細記錄,包括生產(chǎn)日期、有效期、批號、數(shù)量等信息。這有助于實時監(jiān)控庫存狀態(tài),避免過期浪費。對于具有有效期的試劑耗材,按照“先進先出”的原則進行發(fā)放,確保先使用近效期的物品,減少過期損失。定期對庫存進行盤點,分析消耗數(shù)據(jù),及時發(fā)現(xiàn)并處理庫存異常問題。

五、低值提醒

在系統(tǒng)中設(shè)置低值自動提醒功能,當庫存使用到一定數(shù)量時,及時通知庫房管理員進行采購,避免影響實驗進度。實現(xiàn)試劑耗材在每個環(huán)節(jié)流通過程中的科學(xué)精準把控,避免資源浪費,節(jié)約成本。實現(xiàn)采購需求分析、采購計劃管理、庫存控制、供需信息共享等功能,提高管理效率,降低成本。

閉環(huán)管理策略高值耗材、低值耗材管理):

高值耗材:應(yīng)實行嚴格的庫存管理,確保賬實相符。對于易變質(zhì)、易失效的高值耗材,應(yīng)定期檢查其存儲狀態(tài),及時發(fā)現(xiàn)并處理問題。

低值耗材:雖然使用量大,但同樣需要建立規(guī)范的庫存管理制度。可以采用先進的庫存管理系統(tǒng)進行實時監(jiān)控和預(yù)警,避免缺貨或積壓現(xiàn)象的發(fā)生。

領(lǐng)用與歸還:

高值耗材:系統(tǒng)建立嚴格的領(lǐng)用審批制度,明確領(lǐng)用人員的責(zé)任和權(quán)限。領(lǐng)用時應(yīng)詳細記錄領(lǐng)用時間、數(shù)量、用途等信息,并確保耗材的合理使用和歸還。

低值耗材:雖然領(lǐng)用頻率較高,但同樣需要建立規(guī)范的領(lǐng)用和歸還流程。可以采用電子化管理方式提高效率和準確性。

使用與記錄:無論是高值耗材還是低值耗材,在使用過程中都應(yīng)詳細記錄使用情況、實驗結(jié)果等信息。對于已經(jīng)過期、損壞或無法再使用的耗材,應(yīng)按照相關(guān)規(guī)定進行報廢和處置。特別是對于高值耗材的報廢和處置,應(yīng)特別謹慎,避免造成資源浪費或環(huán)境污染。

定期審計與評估:

定期對實驗室耗材的管理情況進行審計和評估,檢查各項管理制度的執(zhí)行情況,發(fā)現(xiàn)問題及時整改。這有助于不斷優(yōu)化管理流程,提高管理效率和質(zhì)量。

定期盤點與賬實相符:

每月對試劑耗材進行盤點,并記錄完整紙質(zhì)版臺賬與電腦端臺賬,確保賬實相符。及時發(fā)現(xiàn)并處理庫存中的過期、損壞或多余的試劑耗材,減少浪費。

RFID標簽與讀寫器

通過射頻識別(RFID)技術(shù)標記耗材,每個耗材都貼有含有唯一ID編碼的RFID電子標簽,記錄耗材的名稱、規(guī)格、批號、有效期等信息。在實驗室的關(guān)鍵位置安裝RFID讀寫器和天線,形成RFID無線網(wǎng)絡(luò),實現(xiàn)對耗材的實時監(jiān)控和追溯。系統(tǒng)能夠?qū)崟r監(jiān)測耗材的庫存情況,自動進行盤點,并對缺貨、遺失等狀態(tài)及時發(fā)出預(yù)警提示,將移動設(shè)備和云平臺整合到耗材管理系統(tǒng)中,實驗室人員可以通過移動設(shè)備進行庫存查詢、訂單處理和供應(yīng)商溝通。

管理人員可以隨時隨地訪問庫存信息和管理系統(tǒng),確保管理的實時性和準確性。

智能試劑柜的應(yīng)用

智能試劑柜通過集成先進的物聯(lián)網(wǎng)、人工智能和自動化技術(shù),實現(xiàn)了對耗材的智能化管理。憑借其高精度的識別設(shè)備和自動化存取系統(tǒng),智能試劑柜能夠準確識別每一種耗材的身份信息,并自動完成耗材的存取操作,無需人工干預(yù)。智能試劑柜還具備多重安全防護措施和強大的數(shù)據(jù)分析和監(jiān)控功能,確保耗材的安全使用和有效管理。即使實現(xiàn)了無人值守的耗材管理,定期的系統(tǒng)審計和流程優(yōu)化仍然是必需的。

財務(wù)管理采購?fù)瓿珊?#xff0c;采購部門或相關(guān)人員應(yīng)憑借采購申請表、采購合同、*票、入庫單等憑證向財務(wù)部門申請報銷。財務(wù)部門在審核無誤后,按照公司規(guī)定進行報銷。實驗室定期對低值耗材的采購和管理情況進行審計,每月對試劑耗材進行盤點,并記錄完整紙質(zhì)版臺賬與電腦端臺賬,確保賬實相符。


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