人員監(jiān)督是檢測實(shí)驗(yàn)室人員管理的一個(gè)關(guān)鍵要素,要確保始終滿足規(guī)定要求,實(shí)驗(yàn)室就需要對員工進(jìn)行足夠的監(jiān)督。

目前,實(shí)驗(yàn)室的人員監(jiān)督工作多是針對一線檢測人員,缺少對管理層、合同評審、合格供應(yīng)商評價(jià)等人員的監(jiān)督,并且監(jiān)督形式多限于對原始記錄、檢測報(bào)告等的核查,缺少對人員實(shí)際執(zhí)行能力的考核。

實(shí)驗(yàn)室監(jiān)督,是對實(shí)驗(yàn)室現(xiàn)場或某一特定環(huán)節(jié)、過程進(jìn)行的監(jiān)視、督促和管理。人員監(jiān)督,即是對人員能力的監(jiān)督。這里的能力,是指經(jīng)證實(shí)的應(yīng)用知識(shí)和技能的本領(lǐng)。監(jiān)督的目的是為了確保檢測實(shí)驗(yàn)室人員所從事的與檢測相關(guān)工作的初始能力和持續(xù)承擔(dān)該項(xiàng)工作的能力。

二、怎樣開展人員監(jiān)督？

1. 編制人員監(jiān)督程序文件

檢測實(shí)驗(yàn)室的質(zhì)量管理體系文件中應(yīng)包含人員監(jiān)督程序文件,明確規(guī)定職責(zé)分工、工作流程和結(jié)果評價(jià),以及監(jiān)督中出現(xiàn)不符合工作的處理方法。

2.?設(shè)定監(jiān)督員

監(jiān)督員,應(yīng)由熟悉各項(xiàng)檢測方法、程序、目的和結(jié)果評價(jià),具備善于觀察和良好溝通能力的資深人員擔(dān)當(dāng)。利用實(shí)驗(yàn)室管理信息化系統(tǒng)LIMS可以有助于實(shí)驗(yàn)室標(biāo)準(zhǔn)化管理、更有利于人員開展實(shí)驗(yàn)檢測工作，LIMS簡化了實(shí)驗(yàn)不必要的繁瑣程序，并且避免流程中的一些不規(guī)范操作。在LIMS系統(tǒng)中可及時(shí)發(fā)現(xiàn)偏離、記錄分析、適時(shí)匯報(bào)和監(jiān)督改進(jìn)。

《檢測和校準(zhǔn)實(shí)驗(yàn)室能力認(rèn)可準(zhǔn)則》中沒有明確地規(guī)定監(jiān)督員的比例要求,僅強(qiáng)調(diào)要進(jìn)行充分有效的監(jiān)督。為確保監(jiān)督的覆蓋面,有文獻(xiàn)建議,監(jiān)督人員和專業(yè)技術(shù)崗位人員的數(shù)量之比一般在1∶10~1∶5;有的建議,監(jiān)督人員一般占專業(yè)技術(shù)崗位人員的5%~10%;還有的建議,以監(jiān)督人員占專業(yè)檢測人員的10%~20%為宜。

其實(shí),人員監(jiān)督的目的是保證所有對檢測結(jié)果有影響的人員都能夠按照規(guī)定的程序開展活動(dòng),因此,監(jiān)督的對象應(yīng)該覆蓋到所有對檢測結(jié)果有影響的人員,提出監(jiān)督的人員比例是不合理的。監(jiān)督員的數(shù)量以能夠覆蓋檢測實(shí)驗(yàn)室所涉及的各工作環(huán)節(jié)、各專業(yè)領(lǐng)域和各關(guān)鍵場所為宜。

實(shí)驗(yàn)室管理層、質(zhì)量管理體系運(yùn)行管理部門、技術(shù)部門和后勤保障部門,都要有監(jiān)督員。同時(shí),實(shí)驗(yàn)室要對監(jiān)督員予以授權(quán)并賦予相應(yīng)的權(quán)利,確保其發(fā)現(xiàn)不符合工作時(shí),即時(shí)處理。如可以當(dāng)場提出問題,責(zé)令立即改正;當(dāng)不符合工作處置發(fā)生困難時(shí),可以直接向質(zhì)量主管或技術(shù)負(fù)責(zé)人報(bào)告,以便及時(shí)采取補(bǔ)救措施;必要時(shí)可以扣發(fā)檢測報(bào)告;對糾正措施效果不滿意時(shí),可以通過和相關(guān)人員溝通,提出整改意見。

3.?制訂人員監(jiān)督計(jì)劃

人員監(jiān)督計(jì)劃由監(jiān)督員制訂,經(jīng)技術(shù)負(fù)責(zé)人審批。人員監(jiān)督計(jì)劃應(yīng)至少包含以下內(nèi)容:監(jiān)督時(shí)間、監(jiān)督對象、監(jiān)督內(nèi)容、監(jiān)督方式,一般以表格的形式體現(xiàn)。監(jiān)督員可根據(jù)自身監(jiān)督的領(lǐng)域特點(diǎn)對實(shí)驗(yàn)室年度的質(zhì)量監(jiān)督工作計(jì)劃進(jìn)行細(xì)化,確保監(jiān)督計(jì)劃具有可操作性。

檢測實(shí)驗(yàn)室的監(jiān)督計(jì)劃應(yīng)保證在一個(gè)認(rèn)可周期內(nèi),實(shí)驗(yàn)室所有人員至少被監(jiān)督一次。因?yàn)?實(shí)驗(yàn)室人員,不管是內(nèi)部的還是外部的,都會(huì)影響實(shí)驗(yàn)室活動(dòng),均要受到監(jiān)督。

4.?按計(jì)劃實(shí)施人員監(jiān)督

實(shí)驗(yàn)室按照人員監(jiān)督計(jì)劃進(jìn)行監(jiān)督。在實(shí)施過程中,要做好監(jiān)督記錄和監(jiān)督評價(jià)。年度監(jiān)督計(jì)劃是常規(guī)監(jiān)督,監(jiān)督員不必拘泥于計(jì)劃,可結(jié)合實(shí)驗(yàn)室質(zhì)量管理運(yùn)行的具體情況,有側(cè)重點(diǎn)地追加人員監(jiān)督任務(wù)。如遇以下情況有必要追加專項(xiàng)監(jiān)督:(1)客戶有特殊要求時(shí);(2)首次分包時(shí);(3)在實(shí)驗(yàn)室場所以外的地點(diǎn)進(jìn)行檢測工作時(shí);(4)檢測結(jié)果在臨界狀態(tài)時(shí);(5)發(fā)生質(zhì)量仲裁或質(zhì)量鑒定時(shí);(6)發(fā)生客戶投訴(抱怨)時(shí);(7)發(fā)生偏離時(shí)。

1）人員監(jiān)督的方式

人員監(jiān)督的方式比較多樣化,常用的有以下幾種:現(xiàn)場觀察、書面核查、提問面談。開展監(jiān)督時(shí),可采用單一方式,也可采用多種方式結(jié)合。——現(xiàn)場觀察

由監(jiān)督員對被監(jiān)督人員進(jìn)行現(xiàn)場實(shí)地操作情況的察看,考核其對管理要求或檢測標(biāo)準(zhǔn)的執(zhí)行能力和對操作過程的掌控能力。這種監(jiān)督方式側(cè)重于評價(jià)人員的實(shí)際操作能力,一般適用于有新人員(新進(jìn)人員、在培人員、短期聘用人員)、新項(xiàng)目(新開展的項(xiàng)目)、新設(shè)備(新進(jìn)設(shè)備初期使用階段)和新標(biāo)準(zhǔn)(新增檢測標(biāo)準(zhǔn)或檢測標(biāo)準(zhǔn)變更)等情況,尤其是對檢測人員的監(jiān)督。對于新進(jìn)人員,比較常用的監(jiān)督方式就是目擊現(xiàn)場操作。

例如,羊毛檢測人員按照檢測標(biāo)準(zhǔn)SN/T0473—2003《進(jìn)出口含脂毛檢驗(yàn)規(guī)程》中5.3.1氣流儀法,用微拉氣流儀進(jìn)行羊毛細(xì)度的檢測。在監(jiān)督過程中,要注意觀察該人員的幾個(gè)關(guān)鍵操作步驟是否規(guī)范、流暢。

1）書面核查

由監(jiān)督員對被監(jiān)督人員涉及的與監(jiān)督內(nèi)容相關(guān)的書面材料進(jìn)行審核,考核其對管理要求或檢測標(biāo)準(zhǔn)的理解能力和對操作結(jié)果的處理能力?？梢酝ㄟ^核查工作記錄、檢測結(jié)果或者閉卷筆試的形式進(jìn)行。這種監(jiān)督方式一般適用于工作經(jīng)驗(yàn)豐富的老員工。 例如,對于從事合格供應(yīng)商評價(jià)工作有多年經(jīng)驗(yàn)的員工,監(jiān)督其對實(shí)驗(yàn)室儀器設(shè)備檢校服務(wù)機(jī)構(gòu)的供應(yīng)商評價(jià)時(shí),可以查閱該人員是否建立檢校機(jī)構(gòu)合格供應(yīng)商名錄,名錄中的各檢校機(jī)構(gòu)是否通過實(shí)驗(yàn)室認(rèn)可,已獲認(rèn)可的檢校能力是否能夠滿足實(shí)驗(yàn)室提出的具體技術(shù)需求;是否對每個(gè)供應(yīng)商都逐一評價(jià),評價(jià)內(nèi)容是否涵蓋供應(yīng)商的服務(wù)效率、性價(jià)比、服務(wù)支持能力等;如有不合格的供應(yīng)商,是否予以撤除并編制新的合格供應(yīng)商名錄。以上列舉的逐項(xiàng)內(nèi)容,都能達(dá)到規(guī)定要求,則可認(rèn)為該人員具備持續(xù)承擔(dān)合格供應(yīng)商評價(jià)工作的能力。

提問面談

由監(jiān)督員就監(jiān)督內(nèi)容對被監(jiān)督人員進(jìn)行當(dāng)面問詢和約談,這種監(jiān)督方式比較靈活,也適用于工作經(jīng)驗(yàn)豐富的老員工,特別是對其持續(xù)承擔(dān)原工作能力的監(jiān)督。對實(shí)驗(yàn)室管理層的監(jiān)督,就可以采用這種監(jiān)督方式。例如,詢問檢測實(shí)驗(yàn)室最高管理者,其單位的質(zhì)量目標(biāo)和質(zhì)量方針是什么,如何實(shí)現(xiàn)該目標(biāo);有什么途徑可以識(shí)別對管理體系或檢測程序的偏離;在實(shí)驗(yàn)室內(nèi)部怎樣建立溝通機(jī)制等。

2）記錄人員監(jiān)督情況

監(jiān)督員應(yīng)認(rèn)真填寫監(jiān)督記錄,及時(shí)發(fā)現(xiàn)存在的問題。記錄的內(nèi)容應(yīng)包括監(jiān)督時(shí)間、監(jiān)督對象、監(jiān)督內(nèi)容、監(jiān)督方式、監(jiān)督結(jié)果等。記錄要涉及監(jiān)督的全過程,對監(jiān)督方式的合理性、內(nèi)容和過程的完整性、工作完成的效果進(jìn)行客觀描述,并對監(jiān)督結(jié)果進(jìn)行評價(jià)。

3）評價(jià)被監(jiān)督人員的能力

在監(jiān)督結(jié)果部分,監(jiān)督人員要對被監(jiān)督人員的相關(guān)能力予以客觀、真實(shí)的評價(jià)。明確被監(jiān)督人員是否具備所需的能力,如對法律、法規(guī)、實(shí)驗(yàn)室質(zhì)量管理體系文件和規(guī)章制度的掌握能力、對合格供應(yīng)商的評價(jià)能力、對檢測和方法(包括校準(zhǔn)方法和非標(biāo)準(zhǔn)方法)的使用能力、數(shù)據(jù)處理及結(jié)果判定能力、安全性要求識(shí)別及執(zhí)行能力等。當(dāng)人員監(jiān)督結(jié)果達(dá)不到預(yù)期目標(biāo)甚至不符合時(shí),則要進(jìn)行不符合工作的說明,并指出需要改進(jìn)或糾正的方面。

4）處理監(jiān)督結(jié)果

在監(jiān)督過程中發(fā)現(xiàn)的不符合,應(yīng)按照質(zhì)量管理體系文件的要求及時(shí)處理和反饋。對需要采取現(xiàn)場糾正時(shí),應(yīng)要求被監(jiān)督人員實(shí)施現(xiàn)場糾正,并對糾正有效性進(jìn)行評價(jià),同時(shí)做好記錄;對需要采取糾正措施的,必須出具不符合報(bào)告。監(jiān)督員督促相關(guān)人員制訂糾正措施計(jì)劃、分析原因、采取糾正措施,后期再實(shí)施跟蹤,評價(jià)糾正措施的有效性。若糾正措施有效,則可關(guān)閉不符合。

監(jiān)督員定期編寫人員監(jiān)督報(bào)告,作為年度管理評審輸入內(nèi)容,也可作為人員培訓(xùn)需求的依據(jù)。監(jiān)督報(bào)告要包括監(jiān)督崗位及人員數(shù)量、監(jiān)督過程、監(jiān)督結(jié)果、發(fā)現(xiàn)的問題和整改措施等。

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